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    零星小批量家具如何采购?零星小批量家具采购难点有哪些?

    零星小批量家具如何采购?零星小批量家具采购难点有哪些?

     

    零星小批量家具采购是一件比较难的事,主要有几个难点,预算不高、款式和材料有要求、家具生产厂家提供的产品各式各样没有统一标准,很难评标。很多采购者以协议供货或定点采购来解决此问题。

    办公家具 

    由于家具行业的特殊性,以定点与协议的形式来逃避规定就是放任自流,是变相的自行采购,违背了政府采购的宗旨。那么零星家具采购究竟应该怎样运行与规范呢?某地政府采购中心对此进行了有益的探索。

    案例

    某市林业局要购买一批办公家具,报财政局政府采购管理处审批后,下达了政府采购计划,采购方式为邀请招标。采购中心认为预算仅4万多元的采购项目搞邀请招标,没有必要,费时费力,只能增加采购成本,且此项目也不符合邀请招标的适用条件,因此建议采购处变更采购方式。提出申请后,采购处经决定改为询价方式采购。

    采购中心接到通知后,充分考虑到了本地采购市场现状,以及采购单位购买规模小的特点,结合此次采购的家具规格、标准难以统一的现实,认为不能按照一般的询价方式进行报价,必须创新工作思路,采用灵活多样的方式解决此类问题,并总结经验,以点带面,指导以后的实际工作。

    经过研究,决定让采购人根据货比三家的原则,自己去当地家具市场进行现场询价,询价记录经采购单位两位以上经办人签字后报采购中心存档,采购项目不收中标服务费,以便采购单位掌握采购的主动权。此次采购预算的清单包括大会议室条桌、大会议室椅子、小会议室桌椅、主席台桌椅子、沙发、大班桌椅、班前椅,总预算报价为47300元。该单位成立的询价小组进行了现场询价,有3家单位参与报价,价格分别为40030元、40840元、37280元。最后由询价小组按最低价中标原则确定中标单位,中标价格为37280元。合同显示中标明细为:条桌、主席台桌、会议桌、会议椅、曲木椅、沙发茶几。

    采购单位完成采购任务后,由采购中心对其采购资料进行了审核,虽然合同清单与预算清单有出入,考虑到是减少了部分物品,虽未事先报采购中心同意,也可以理解,不算违规,在采购人提供验收证明材料以后,采购中心出具了付款申请,由中标人去财政局结算合同款。

    情况分析

    集体询价体现了客观公正性。从采购预算清单可以看出,采购单位事先已对欲购买的家具进行了初步了解,并对家具的品牌、型号、颜色、数量等做了明确的规定,对各款家具的价格有所接触。从中标情况看,选中了预算所报3个品牌中的1家,排除了先入为主的成分,整个评标过程应该说比较客观公正。

    采购单位较为重视此次现场购买活动,成立了科室负责人为组长的询价小组,由3名成员现场参与询价工作,并分别签字认可,体现了规范操作的原则,工作认真负责,积极主动,态度端正。

    采购项目进行了随机归类与现场选择。根据询价情况,沙发选择了HT-2013型号,条桌数量增加了6件,大会议室椅子即合同中的会议椅增加了33件,取消了主席台椅子、大班椅、班前椅的采购计划。

    采购合同清单与实际商品名称上有出入,且合同上未注明办公家具具体的品牌、规格、质地、颜色,操作上稍嫌不规范,存在一定的人为因素。

    采购单位预算与实际购买存有差异,说明采购未能严格按采购计划办事,从中也能推导出当地采购人采购的无计划性、零星性、随意性,采购人法律意识淡薄,因此《政府采购法》宣传贯彻到位还有一段艰难历程。

     

    成效与经验

    坚持了原则性。经济欠发达地区由于主客观因素的影响,采购事业面临着诸多矛盾,采购机构运行也存在相当大的难度,应急采购、零星采购、领导招呼采购、先斩后奏式采购、制定品牌垄断采购等现象时有发生,加上采购体制不顺、机构设置、人员配备参差不齐,政府采购原则屡屡受到挑战。就拿家具采购来说,经常发生先买后报的情况,特别是一些权力相对集中的部门,如市委办、政府办、组织部、纪委,经办人在领导身边,借领导的权威,抓住领导办事效率高决策果断的特点,采购机构对此确实难有作为。而此次招标活动,采购人能够按程序报采购计划,落实采购资金,严格按采购机构制定的方式进行采购,及时递交原始采购资料,很好地维护了法律的尊严,坚持了采购原则,达到了一定的示范与规范效应。

    采购形式灵活,有效地解决了主观意向与原则之间的矛盾。一般说来采购人作为使用方理应对购买物品的直观性、舒适度、尺寸与价格等做出一定的要求,只要其要求是合法合理的,采购机构应灵活处理。由于全国各地经济发展不平衡,采购市场千差万别,机构设置模式差别大,因此具体业务的操作方式会有所不同,政府采购也具有地方特色。对于落后地区来说,原则性与适当灵活相结合的运行机制是必要的。如对供应商违约应该处罚,但要分清责职关系,假如不能供货的原因是营销体系引发垄断经营所致,则要从轻处罚,以此?;す┯ι痰谋疽押艽嗳醯耐侗昊?,也利于在发育不完善的采购环境中挣扎的采购机构的工作得以正???。这次家具采购允许采购人在预算范围内自主购买,采购机构不派人参加,让其在自行采购的形式下真正履行规范采购的内容,达到了双赢的效果,这也是不发达地区应对零星特殊采购的有效方式之一,当然这项创新举措必须要得到广大采购人的积极配合,要有适当的措施防范采购人的诚信?;形?。

    提高了工作效益,缓解了采购中心的工作压力。落后地区公开招标限额有30万元、50万元不等,而在限额以下有大量的采购项目,通常的做法是,不顾采购方式适用范围的差异性,一律实行邀请招标。而邀请招标的程序较为复杂,有一定的时限要求。2~3万元的标也必须履行全套程序,采购中心工作量较大,同时还承受采购人对完工时限苛刻要求以及行风评议的巨大风险压力,因此采用现场询价的特殊形式,让采购人高高兴兴跑市场,在真实的自行采购氛围中,采购人的主观能动性得到了发挥,充分满足其对采购物品的辅助功能和品位的即时需求,确保在有限的时间内完成采购事项,采购中心也省去了招标程序,只要后期把关就行,因此双方都很满意,创造了好的采购效益。

    问题与对策

    案例中的现场询价方式一方面提高了工作效率,降低了采购成本,充分满足了采购人品味需求,另一方面由于缺乏有效监督,采购活动容易滋生一些腐败行为:现场采购随意性较大,更改数量与采购项目的潜在风险大,亟需规范,形成制度。

    目前在政府采购机构设置遭遇瓶颈制约、采购规模难以扩大、监管与操作失位与错位、采购市场分割严重等重大问题尚未真正解决的大环境下,采购人的独特地位决定了采购机构对其的管理严重滞后与无能为力,采购人的许多举止已明显违反了《政府采购法》的立法宗旨。针对采购人出现了许多冠冕堂皇的退货、指定品牌、变更合同、合谋欺骗等行为,采购机构管理乏术,因此要慎用现场询价采购方式。对此采购方式要加强监督与控制,一般来说,采购机构要派人参与询价,组成监督服务小组,全程参与现场购买活动,避免采购人行为的随意性,选派的人员必须满足综合素质、职业道德、敬业精神、业务能力、协调性等方面的基本要求,协助采购人做好服务工作,采购形成的所有资料必须完整无缺,至少要包括采购计划、明细预算单、现场谈判记录、最低中标价格详细目录、注明厂地规格款式的合同文本、验收资料等,有条件时可以邀请政府采购管理处人员参与现场监督。这种现场询价的招标形式,应该说是在法定询价采购基础上的创新与延伸,形式灵活多样,便于操作,能较好地满足落后地区采购人即时性的采购需求,同时又不违反采购法的精神,但必须对此类采购形式加强管理,定期不定期地对采购绩效进行评估,必要时可以设立采购人诚信档案,分级管理,诚信等级高的采购人可以自行采购,等级差的要严格现场监督程序,借此来保证现场询价方式最大限度地发挥效率与规范的双重功能。

    来源:政府采购信息网仅做科普用


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